Quản lý bảo trì định kỳ là một hoạt động quan trọng trong dịch vụ bảo hành ở các doanh nghiệp. Mỗi sản phẩm trong quá trình sử dụng sẽ có những bộ phận hoặc linh kiện cần được thực hiện bảo trì định kỳ theo chu kỳ (tháng, quý hoặc năm).
Hoạt động quản lý bảo trì sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được thông tin linh kiện hay sản phẩm nào đã đến lịch bảo trì và bảo trì cho khách hàng nào một cách chính xác.
Tránh đi tình trạng sản phẩm không được bảo trì kịp thời gây ra ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp.
Có thể nói Quản lý bảo hành và Quản lý bảo trì là hai hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm. Để thực hiện điều này cần một phần mềm quản lý bảo trì để quản lý thông tin liên quan hết hoạt động bảo trì và kết nối với dữ liệu bảo hành của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bảo trì định kỳ
Phần mềm quản lý bảo trì là phần mềm có chức năng: tự động gửi thông báo bảo trì, tạo phiếu bảo trì, quản lý linh kiện, lưu trữ thông tin sản phẩm và khách hàng,v.v. giúp cho doanh nghiệp thực hiện công tác bảo trì một cách chuyên nghiệp và tối ưu nhất.
Các chức năng của phần mềm quản lý bảo trì
- Tự động gửi thông báo bảo trì tới khách hàng và người quản lý
- Tạo phiếu bảo trì: Thêm sửa thông tin,
- Quản lý kho linh kiện thay thế
- Quản lý doanh thu bảo trì
- Phân quyền User cho các phòng ban liên quan: Kỹ thuật, Kế toán, CSKH, Giám đốc,v.v.
- Báo cáo, thống kê về linh kiện, sản phẩm và doanh thu
Quy trình thực hiện bảo trì định kỳ
- Thông báo bảo trì được gửi tự động (theo cấu hình trong phần mềm) đến khách hàng có sản phẩm cần thực hiện bảo trì. Thông báo này được gửi từ Zalo OA của doanh nghiệp.
- Khách hàng xác nhận và trao đổi thời gian bảo trì trực tiếp trên Zalo OA
- Tạo phiếu bảo trì trong phần mềm
- Sau khi nhân viên kỹ thuật thực hiện xong thao tác bảo trì thì thực hiện cập nhật thông tin vào phiếu bảo trì và chuyển đổi trạng thái sang hoàn thành.
Các bên tham gia quy trình bảo trì
Nhân viên kỹ thuật tiếp nhận thông tin bảo trì: Nhân viên tiếp nhận phiếu bảo trì trên thiết bị di động và thực hiện các thao tác như chụp hình linh kiện, thêm ghi chú, nhập số tiền, thay đổi trạng thái của phiếu.
Kế toán xem doanh thu công nợ: Cuối tháng doanh thu từ hoạt động bảo trì tạo thành danh sách đối soát công nợ.
Báo cáo thống kê cho quản lý: Báo cáo thống kê theo linh kiện, doanh thu, sản phẩm
